Como faço para aprovar despesas e pedidos de saldo na Flash?
O perfil de aprovador é definido pelo administrador nas políticas configuradas na plataforma, no módulo de Despesas.
Como aprovador, você tem total visibilidade para acompanhar e validar se os gastos ou pedidos de saldo da sua equipe estão alinhados às políticas da empresa.
Para que uma despesa chegue até você, é obrigatório que um fluxo de aprovação tenha sido configurado previamente.
Sempre que houver uma nova solicitação da sua equipe, você será notificado em três canais:
E-mail: Aviso automático na sua caixa de entrada.
Plataforma Flash: Alerta visual na central de notificações do sistema.
WhatsApp: O aprovador receberá a notificação em nome de Flash - Despesas Corporativas. Esta notificação ocorre para Pedido de saldo.
APROVAÇÃO VIA PLATAFORMA
1º PASSO: Acesse a Plataforma Flash > Menu lateral, Perfil Empresa > Despesas > Aprovações > Prossiga na aba desejada como Despesas de cartão, reembolso e pedidos de saldo;
2º PASSO: Utilize os filtros para facilitar a visualização > Ações > aprovar, reprovar ou solicitar revisão.
APROVAÇÃO VIA APLICATIVO
1º PASSO: Acesse o Aplicativo Flash > Meus acessos > Aprovações > Selecione o menu desejado entre Despesas de cartão, reembolso e pedidos de saldo;
2º PASSO: Marque uma ou mais movimentações para aprovar, reprovar ou solicitar revisão.
APROVAÇÃO VIA WHATSAPP
O aprovador receberá uma notificação no WhatsApp sempre que houver um pedido de saldo do colaborador e ele poderá aprovar ou reprovar diretamente por lá.
O aprovador receberá a notificação em nome de Flash - Despesas Corporativas no WhatsApp;
A mensagem contará com ações diretas para aprovar ou reprovar o pedido;
Se o pedido for aprovado, ele irá diretamente para a etapa de Depósito de saldo, que é feita via plataforma (times financeiros).
APROVAÇÃO NO LUGAR DE OUTRA PESSOA
Para aprovar despesas em nome de outro colaborador, é necessário que o administrador da plataforma realize previamente a Configuração de substituição.
Após a delegação da permissão, será possível atuar no lugar de outra pessoa conforme abaixo:
1º PASSO: Acesse a Plataforma Flash > Menu lateral, Perfil empresa > Aprovações > Clique em ativar modo substituto > selecione a pessoa;
2º PASSO: Siga com a aprovação/reprovação das despesas.
PONTOS DE ATENÇÃO
Aprovação Administrador vs. Aprovador: AA aprovação feita pelo administrador ocorre especificamente pela aba Cartão corporativo > Fechamento, Saldos e cartões > Pedido de saldo e Reembolso. Usuários configurados apenas como Aprovadores devem utilizar unicamente a aba de Aprovações.
Reprovar vs. Solicitar Revisão: A ação de Reprovar impede que o colaborador reenvie a mesma despesa. No entanto, caso seja necessário, uma despesa reprovada pode ser reaberta pelo administrador da plataforma (Aba Fechamento ou Reembolso - Ações - Reabrir). Caso falte apenas um comprovante ou haja um erro de digitação, utilize a opção Solicitar revisão para que o usuário possa corrigir e submeter novamente.
Visualização padrão: Por padrão, a plataforma traz filtrado o período dos últimos 6 meses. Para ver solicitações mais antigas, clique no filtro de período e selecione a data desejada.
Organização da tela: Você pode agrupar as despesas visualizadas por Pessoas, Etiquetas ou Despesas para facilitar a sua auditoria.
Filtros avançados: Utilize a opção de filtro para buscar despesas específicas por critérios como: dentro ou fora da política, por projeto, categoria, centro de custo, ou cargo do colaborador.
Plano: A configuração de políticas com fluxos de aprovação personalizados é uma funcionalidade exclusiva para clientes do plano Gestão Completa de Despesas.
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