O que é e como gerenciar espelhos de ponto da minha equipe?
O espelho de ponto é um relatório detalhado da jornada de trabalho dos colaboradores.
Nesse relatório consta as horas de entrada e saída, as pausas e outras particularidades da jornada, como as horas extras.
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Plataforma Controle de Jornada
Para acessar siga o passo a passo abaixo:
Acesse a Plataforma Flash e selecione o Perfil da Empresa;
No menu lateral à esquerda, vá até a opção “Controle de jornada”;
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Em seguida clique para visualizar as opções e depois clique em “Espelho da equipe”;
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Na parte central da tela é exibido um painel com as seguintes informações:
Número total de espelhos de ponto: quantidade total de espelhos de ponto gerados no período selecionado.
Espelhos abertos: quantidade de espelhos de ponto ainda em aberto e aguardam validação do gestor.
Espelhos com pendências: quantidade de espelhos de ponto que apresentam pendências, como faltas ou atrasos, que precisam ser ajustadas antes da validação.
Espelhos fechados: quantidade de espelhos de ponto que já foram validados e fechados pelo gestor.
E logo abaixo, na mesma tela, é possível selecionar um ponto específico para poder tratá-lo.
Também pode usar a Barra de Busca: Localizada na parte superior esquerda da tela, que permite encontrar espelhos de ponto específicos por número, colaborador ou período.
Ou ainda, usar os filtros:
Situação: Abertos, pendentes, fechados.
Departamento: Departamento do colaborador.
Cargo: Cargo do colaborador.
Período: Período de referência do espelho de ponto.
E por fim, validar ou não o ponto através dos Botões de Ação. Localizados na última coluna da tabela de controle de status, permitem realizar ações específicas para cada espelho de ponto, como:
Abrir espelho: abre o espelho de ponto para visualização e edição dos dados.
Validar espelho: valida o espelho de ponto, confirmando a correção dos dados.
Fechar espelho: fecha o espelho de ponto, finalizando a apuração de horas trabalhadas.
Para realizar os processos de fechamento dos espelhos, abertura dos espelhos e envio para assinatura em massa:
Siga o passo a passo anterior de acesso;
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Desça até visualizar o quadro de registro de marcações;
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Na tabela clique no quadrado que está no topo da tabela, do lado esquerdo da coluna Nome;
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Pronto, todos os colaboradores com solicitações de aprovação foram selecionados. Agora você pode escolher entre Fechar/ Abrir os espelhos ou enviar para assinatura.
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Plataforma Folha Flash
No computador:.
Acesse a plataforma;
Clique no menu Portal Admin e em seguida clique no menu “Fechamento mês” e em seguida clique em "Situação do fechamento dos espelhos";
Pronto! Você poderá acompanhar a situação de todos os Espelhos de Ponto da sua empresa, ordenando e filtrando os resultados;
Para acessar o espelho de ponto de um colaborador específico, basta pesquisar pela pessoa na tabela;
Depois clique no botão "Ações" e em seguida em "Ir para o espelho de ponto";
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Para acessar o espelho de ponto no app
Pelo aplicativo Folha Flash gestores e admins poderão o status da jornada de trabalho da equipe e ter acesso a indicadores gerais sobre ocorrências, pendências e banco de horas dos colaboradores.
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Acesse o aplicativo Folha Flash (Android e iOS);
No menu Gestor clique em Status Agora para acompanhar colaboradores que registram ponto e estão trabalhando no dia vigente;
Se preferir, clique em Dashboard do Gestor para acessar indicadores sobre pendências, ausências nas marcações, banco de horas e muito mais!
Fechamento do espelho
Etapa 1 - Reprocessamento
Antes de realizar o fechamento de espelhos, é necessário reprocessar todos os espelhos.
01. Para isso, acesse a plataforma e em seguida clique em: Portal Admin > Motor de Cálculo > Reprocessamento de Verbas. Já na página clique em “Novo Reprocessamento”.
02. A seguir selecione a qual empresa. Depois defina para quais grupos deseja realizar o reprocessamento e a data de início e fim do reprocessamento.
Após selecionar todos os itens, clique em “Enviar”.
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Etapa 2 - Customização da lista
03. Retorne ao menu e selecione a opção Fechamento Mês > Situação do Fechamento dos Espelhos. Na página, clique em Opções e em seguida Customizar Lista.
04. Em seguida clique em “Salvar o Layout”. Depois, feche a seção e clique em Baixar.
05. Para ter acesso à planilha customizada, volte ao menu e procure pela opção Arquivos para Baixar que também está disponível no menu Portal Admin;
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Etapa 3 - Fechamento
06. Após todos ajustes, reprocesse novamente e estando tudo ok, acesse: Fechamento Mês > Situação do Fechamento dos Espelhos > Ações em grupo > Fechar Espelhos de Ponto.
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Etapa 4 - Envio para contabilidade
07. Com todos os espelhos fechados você pode extrair os espelhos para encaminhar para a contabilidade em: Portal admin > Exportação de dados > Exportação dados > FCLF051 Espelho de Ponto Horizontal em PDF (Motor de Cálculos).
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