O que é módulo de GED - Gestão de Documentos da Flash?
O módulo de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) da Flash é uma solução digital centralizada e segura para organizar, armazenar e gerenciar toda a documentação dos colaboradores da sua empresa. Integrado a um sistema de Assinatura Eletrônica, ele elimina processos físicos e burocráticos, garantindo conformidade jurídica, agilidade na coleta de assinaturas e acessibilidade em poucos segundos.
Principais Funções
Centralização de arquivos: Criação de pastas digitais organizadas por pessoa, categoria ou tipo de documento.
Assinatura eletrônica de ponta a ponta: Envio de contratos, termos, recibos de férias e holerites para assinatura digital juridicamente válida.
Painel de controle (Dashboard): Indicadores visuais rápidos com o status de documentos (a vencer, vencidos ou aguardando assinatura).
Notificações automáticas: Alertas por e-mail e aplicativo para que os colaboradores assinem as pendências.
REGRAS IMPORTANTES
Nível de acesso: A visualização global e o envio de novos arquivos são restritos aos perfis de Admin ou Gestor da plataforma.
pré-requisito para o colaborador: Para assinar qualquer documento diretamente pelo celular, o colaborador precisa ter o aplicativo da Flash instalado e atualizado.
Histórico imutável: Uma vez assinado eletronicamente por ambas as partes, o documento não pode ser editado ou substituído, gerando um registro definitivo de conformidade na plataforma.
TRILHA OBRIGATÓRIA DE CONFIGURAÇÃO
Para garantir que o fluxo de documentos ocorra sem erros, siga a ordem lógica de configuração antes de realizar o primeiro envio:
Configuração de Categorias e Pastas: Mapear os tipos de documentos usados na empresa (ex: Contratos, Aditivos, Férias).
Definição de Signatários Padrão: Cadastrar quem são os representantes legais da empresa que assinarão como testemunhas ou emissores.
Validação dos Dados da Equipe: Garantir que e-mails e CPFs dos colaboradores estejam corretos na aba "Equipe", pois esses dados são usados para autenticar a assinatura eletrônica.
ARTIGOS ÚTEIS
Como assinar documento na plataforma da Flash?
Como separar documentos em PDF em GED?