O que são e como configurar políticas de despesas corporativas?
As políticas de despesas permitem gerenciar permissões, limites e fluxos de aprovação para o uso de cartões corporativos e pedidos de reembolso na Flash, garantindo a conformidade dos gastos de forma automatizada.
MODELOS PRONTOS (ATALHOS)
Para agilizar, você pode criar uma política do zero ou escolher um modelo
pré-configurado e ajustá-lo:
Viagens: Regras para passagens, hospedagem e aluguel de veículos.
Combustível: Abastecimento, estacionamento e pedágio.
Escritório: Materiais, limpeza e pequenos reparos.
Alimentação: Regras específicas para as categorias de refeição.
CONFIGURAR POLÍTICA
Configure a política e ou fluxo de aprovação com o passo a passo:
1º PASSO: Acesse > Plataforma Flash > No menu lateral, Perfil empresa > Despesas > Preferências > Políticas de despesas corporativas.
2º PASSO: Clique em Criar política > Selecione o tipo de política:
Gasto no cartão
Pedido de reembolso
Pedido de saldo no cartão corporativo
Habilitação Saque
Pedido de reembolso de quilometragem
3º PASSO: Escolha um modelo ou crie do zero a política > definindo as configurações:
Toda vez que pedido de reembolso for realizado: defina para que a política será aplicada: colaborador, cargo, departamento, projeto etc.
Categorias: Neste passo, você deve escolher apenas uma das opções abaixo (o sistema não permite selecionar ambas simultaneamente):
Categorias cartão Flash: A classificação da despesa é feita de forma automática pelo sistema no momento em que a compra é realizada.
Categorias da despesa: A classificação não é automática. O próprio colaborador insere a categoria manualmente durante o processo de prestação de contas.
Dias de Uso: Selecione os dias da semana permitido para uso.
Valor: Defina um valor limite para o gasto geral ou por categoria, por despesa, dia, semana ou mês. Veja como definir os limites.
Nota fiscal: configure quais informações obrigatórias para notas fiscais e/ou comprovantes para ser anexado na prestação de contas.
Itens pessoais: Configuração que permite identificar presença de itens pessoais como bebida e cigarro entre outros.
4º PASSO: Configure a ação "Então, executar as ações", escolha para quem a despesa será enviada caso ultrapasse os critérios definidos.
A) Enviar para Aprovação: defina a hierarquia de aprovação para prestação de contas dos lançamentos dos colaboradores, entre:
Administrador, envio direto para aprovação do administrador da conta Flash
Aprovação única, gestor imediato ou responsável pelo centro de custos
Aprovação sequencial, múltiplos aprovadores em ordem definida
Aprovação simultânea, múltiplos aprovadores em paralelo
Lista de aprovadores, o colaborador seleciona o aprovador no momento da prestação de contas
B) Gerar Violação: ao selecionar, qualquer desvio Na violação, a despesa é concluída, mas gera um alerta de irregularidade para o administrador.
C) Bloquear Gasto: o lançamento da prestação de contas é bloqueado ao colaborador, impossibilitando de seguir com lançamento.
ARTIGOS ÚTEIS
Como funciona o Cartão Corporativo de Despesas da Flash?
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