O que são e como configurar políticas de despesas corporativas?
Para que serve a configuração de uma política de despesa corporativa?
A política de despesas corporativas é composta por regras estabelecidas pela empresa para gestão dessas despesas. Vale mencionar que uma organização pode contar com regras específicas para os diferentes grupos de colaboradores, sendo que essas regras são materializadas na política.
Abaixo, constam exemplos de “regras” que podem compor uma política:
Categorias de gastos permitidos
Limites de gastos por categoria
Em reembolsos de quilometragem, taxa de reembolso prevista para cada quilômetro rodado
Valor limite para solicitações de adiantamento
Quais regras estão disponíveis na plataforma da Flash?
Em nossa plataforma, é possível definir as seguintes regras por política:
Categorias de gastos permitidos
Limites de gastos por categoria
Formato de solicitação de reembolso de quilometragem permitido (através do cadastro da origem e do destino, através dos dados do odômetro ou por meio de tracking via GPS)
Taxa de reembolso prevista para cada quilômetro rodado
Se pode ser solicitado um novo adiantamento antes da prestação de contas de um adiantamento já efetuado
Valor limite para solicitações de adiantamento
Campos obrigatórios no comprovante da despesa
Detecção de alterações manuais em dados capturados automaticamente no comprovante
Detecção de bebidas alcoólicas e cigarros no comprovante
É possível criar regras específicas para diferentes grupos de colaboradores?
Sim, podem ser criadas políticas específicas para esses diferentes grupos.
Nós disponibilizamos as seguintes formas para agrupar os colaboradores:
No nível da empresa (política aplicada para todos da empresa)
No nível de uma filial (política aplicada para todos da filial)
No nível de um departamento (política aplicada para todos do departamento)
No nível de um cargo (política aplicada para todos do cargo)
No nível do usuário (política aplicada para um usuário específico)
No nível do projeto (política aplicada para lançamentos em um projeto específico)
Quando a empresa conta com múltiplas políticas cadastradas e uma pessoa se encaixa no critério de mais de uma política, qual é priorizada?
Quando existem múltiplas políticas cadastradas e uma pessoa está submetida às regras de mais de uma política (exemplo: ela está sujeita às regras da política geral da empresa e focada em um determinado cargo), as regras da política mais específica prevalecem (no exemplo, as da política para o cargo).
Abaixo, listamos o nível de prioridade de cada política, da mais prioritária para a menos.
Projeto
Usuário
Cargo
Departamento
Filial
Empresa
Quais são os passos para configuração de uma política?
Abaixo, consta o passo a passo para essa configuração.
Após logar na plataforma, entre em “Personalizações”, disponível no menu lateral (dentro da seção de Gestão de Despesas).
Tela de personalizações no menu de despesas
Clique em “Políticas” e, em seguida, em “Adicionar política”.
Campo de políticas em personalizações
Cadastre as informações para identificação da política, incluindo nome e descrição.
Tela de adicionar política
Caso a sua empresa conte com um documento relacionado à sua política de despesas corporativas, carregue ele clicando em Política, a fim de que os colaboradores possam acessá-lo em nossa plataforma e clique em “Continuar”.
Campo para inserir documento de política.
Na próxima tela, defina a quem essa política será aplicada, sendo que as seguintes opções estão disponíveis no campo “Condição”:
Para todos da empresa
Para todos de uma determinada filial
Para todos de um determinado departamento
Para todos de um determinado cargo
Para um usuário específico
Para lançamentos em um projeto específico
Editar política com condições.
Editar política dentro de propriedades.
6. Após definir a quem a política será aplicada, você deve iniciar a configuração das regras atreladas às despesas corporativas. Para isso, é necessário selecionar o item que será configurado, clicando em uma das opções disponíveis - Categoria, Quilometragem, Adiantamento e Leitura de recibo.
Regras de aplicação de política.
Clicando em “Categoria”, é possível ativar as que poderão ser utilizadas por quem está submetido à política.
Regras de política com categorias selecionadas.
Para excluir uma categoria, basta clicar no x ao lado da categoria.
Excluir categoria alocada clicando no X.
Para incluir uma categoria, é necessário clicar dentro da caixa de categorias e ir selecionando as de interesse.
Incluir categorias selecionado no canto esquerdo.
Tela de confirmação de limite adicionado.
O próximo passo é a definição de limites de gastos para as categorias de interesse. Para isso, você deve clicar em “Adicionar limite”.
Campo de adicionar limite.
Em seguida, escolher “Limite para uma categoria” e clicar em “Continuar”.
Adicionar limite para uma categoria.
Selecionar a categoria que contará com o limite
Adicionar limite para uma categoria.
Definir se o limite será aplicado por dia, por mês ou por despesa.
Definir limite para uma categoria.
Estabelecer o Valor do Limite
Imagem de como estabelecer valor do limite.
E configurar as regras disponíveis, como, por exemplo, se haverá bloqueio da despesa caso o limite seja extrapolado. Ao clicar em “Adicionar”, o limite será cadastrado.
Configurações de limite para uma categoria.
9. Após o cadastro do limite, são definidas as regras relacionadas aos reembolsos de quilometragem. Para isso, clique em “Quilometragem”.
Imagem dos menus como de quilometragem, por exemplo.
Em seguida, defina quais formatos de solicitação de reembolso estarão habilitados (via inserção do ponto de origem e de destino, via inserção do KM inicial e do KM final disponível no odômetro do veículo ou via tracking por GPS). Para isso, basta ativar os que estarão disponíveis clicando no botão “switch”.
Menus de origem-destino e odômetro.
Além das configurações citadas acima, é possível cadastrar a taxa que será utilizada para reembolso de quilometragem clicando em “Adicionar taxa de quilometragem”.
Campo para adicionar taxa de quilometragem.
Tela de acionar taxa de quilometragem.
O próximo passo é a configuração das regras relacionadas às solicitações de adiantamento. Para isso, basta clicar em “Adiantamentos”.
Campos de adiantamentos e leitura de recibo.
E, no botão “switch”, marcar as regras que estarão ativas, como a permissão para o usuário solicitar um novo adiantamento sem ter prestado conta do adiantamento anterior.
Menu de adiantamento simultâneo.
É possível, ainda, definir um valor limite para a solicitação de adiantamento, clicando em “Adicionar limite”.
Menu de limite para adicionar.
Campo de adicionar limite de adiantamento.
A última etapa de configuração da política é a definição das regras para validação dos comprovantes que serão anexados às despesas. Clique em “Leitura de recibo” para iniciar essa configuração.
Campo de limite de configuração.
Marque quais campos serão obrigatórios no comprovante para que ele seja considerado válido.
Opções de leitor de recibo.
Em seguida, defina se será gerada uma violação à política ou se o usuário não conseguirá prestar contas utilizando um comprovante que não cumpra as regras definidas. Para isso, utilize o botão “switch”.
Campo de gerar violação.
Você consegue configurar também se a plataforma deverá sinalizar uma violação à política da empresa ou bloquear a prestação de contas caso o usuário edite um campo preenchido automaticamente pelo nosso leitor de comprovante.
Menu de detecção de alterações manuais.
Por fim, defina se a existência de bebidas alcoólicas e cigarros no comprovante deve gerar uma violação e clique em “Finalizar”.
Campo de itens pessoais e regras de conformidade.
Pronto! A política foi salva e poderá ser editada a qualquer momento.
Imagem de políticas criadas.
Ainda com dúvidas? Acesse um vídeo sobre a configuração de políticas em nossa plataforma clicando aqui.
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